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Online-Terminbuchung und Praxiswebsite
Schon beim ersten Seitenaufruf können Daten an externe Dienste fließen. Wir zeigen, wo Sie genau hinsehen sollten.
Ein Patient bucht abends einen Termin über Ihre Website. Am Vortag bekommt er eine SMS. Nach der Behandlung schreibt er eine Google-Bewertung, auf die Ihr Team antwortet.
Dabei fließen Daten zwischen Website, Buchungsdienst, Praxissoftware, Nachrichtendienst und Bewertungsportal. Für jeden Schritt muss klar sein, wer verantwortlich ist und auf welcher Grundlage die Daten verarbeitet werden.
Wer bei einer Buchungsplattform verantwortlich ist
Verantwortlich ist, wer über Zweck und Mittel einer Verarbeitung entscheidet. Diese Stelle muss die Rechtmäßigkeit nachweisen können. Ein Dienstleister übernimmt zwar die technische Buchung, aber nicht automatisch die Verantwortung der Praxis.
Bei Plattformen kann die Rollenverteilung je Verarbeitung unterschiedlich sein. Doctolib beschreibt sich zum Beispiel beim Nutzerkonto als eigenen Verantwortlichen, beim Eintrag eines Termins und beim Versand von Erinnerungen als Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt nur für die Teile, in denen der Anbieter weisungsgebunden für die Praxis arbeitet.
Auch die bloße Information, dass ein Termin besteht, kann geschützt sein. Sagt ein Dritter einen Termin für einen Patienten ab, hält der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen deshalb eine Einwilligung für erforderlich.
Was vor dem Start geklärt sein muss
Soweit ein Buchungsdienst weisungsgebunden für Ihre Praxis arbeitet, brauchen Sie vor der ersten Buchung einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Er muss Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personengruppen sowie die Rechte und Pflichten der Praxis festlegen. Hinzu kommen Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Unterstützung bei Betroffenenrechten und Datenschutzvorfällen sowie Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende.
Prüfen Sie außerdem diese Punkte:
- Unterauftragnehmer: Wer ist beteiligt, wo sitzt das Unternehmen und wie werden Sie über Änderungen informiert? Weitere Auftragsverarbeiter brauchen Ihre vorherige Genehmigung; bei einer allgemeinen Genehmigung muss ein Einspruch möglich sein.
- Datenfluss: Welche Angaben gehen aus Ihrer Praxissoftware an den Buchungsdienst und welche kommen zurück? Das gehört in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
- Nachweise: Lassen Sie sich Zertifikate und Testate im Original geben. Eine Werbeaussage des Anbieters reicht nicht.
Terminerinnerung oder Werbung?
Die Aufsichtsbehörden bewerten Terminerinnerungen nicht ganz einheitlich. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hält sie für zulässig, wenn Patienten vorher über die Nutzung ihrer Daten informiert wurden und nicht widersprochen haben. Nach einer von der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns wiedergegebenen Auskunft des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht sollte eine Erinnerung nur mit Einwilligung versendet werden. Für einen externen Erinnerungsdienst sei in der Regel außerdem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Wenn Sie das Risiko gering halten möchten, holen Sie die Einwilligung ein und dokumentieren sie.
Ein Recall zur Prophylaxe oder Kontrolle kann Werbung sein, wenn noch kein Termin vereinbart wurde. Dann gilt § 7 UWG. Werbung per E-Mail oder SMS erfordert grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Das gilt auch für Werbeanrufe bei Verbrauchern.
Die Ausnahme für eigene ähnliche Leistungen hat vier Voraussetzungen: Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit einer Leistung erhalten, werben für eine eigene ähnliche Leistung, der Patient hat nicht widersprochen und wurde bei Erhebung sowie bei jeder Verwendung auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen.
Halten Sie den Inhalt einer Erinnerung knapp. „Ihr Termin am Dienstag um 9:30 Uhr“ ist eine Erinnerung. „Ihr Termin zur Wurzelbehandlung“ zeigt eine Diagnose auf dem Sperrbildschirm. Wie Sie Messenger in der Praxis einordnen, steht unter WhatsApp in der Zahnarztpraxis.
Unsere Erfahrung in Zahlen
Unternehmenszahlen von Eduodo; Bewertung bei Google. Stand: 11.09.2026.
Einwilligung auf der Praxiswebsite
Speichert ein eingebundenes Element Informationen im Endgerät des Nutzers oder greift darauf zu, ist grundsätzlich vorher eine informierte Einwilligung erforderlich. Eine Ausnahme gilt für technisch unbedingt erforderliche Vorgänge, die einen ausdrücklich gewünschten Dienst ermöglichen. Ein Buchungs-Widget, das bereits beim Seitenaufruf lädt, lässt sich nicht ohne Weiteres auf diese Ausnahme stützen. Sicherer ist eine Zwei-Klick-Lösung: Das Widget lädt erst, nachdem der Nutzer den Kalender aktiv öffnet.
Prüfen Sie im Browser, ob das Buchungselement schon beim Seitenaufruf Daten überträgt. Davon hängt ab, ob vor dem Laden eine Einwilligung nötig ist.
Nach der Zusammenfassung der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns dürfen vor einer erforderlichen Einwilligung keine personenbezogenen Daten an Dritte übertragen werden. Ein Banner muss die eingesetzten Techniken verständlich beschreiben, einzelne Ablehnung ermöglichen und einen späteren Widerruf anbieten.
Prüfen Sie auch extern geladene Schriftarten, Karten, Videos und Bewertungs-Widgets. Das Landgericht München I sprach in einem Fall zum dynamischen Nachladen von Google Fonts Schadensersatz zu. Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns empfiehlt Praxen deshalb, Schriftarten lokal zu hinterlegen.
Die Datenschutzerklärung muss die Dienste beschreiben, die auf der Website tatsächlich eingesetzt werden. Auch das Hosting kann eine Auftragsverarbeitung sein.
Bei einem Kontaktformular dürfen nur Angaben verpflichtend sein, die für den genannten Zweck erforderlich sind. Fragen Sie Beschwerden oder Vorerkrankungen ab, verarbeiten Sie Gesundheitsdaten und benötigen dafür eine passende Rechtsgrundlage. Ein sichtbarer Hinweis sollte Patienten davon abhalten, Diagnosen oder Beschwerden in ein allgemeines Freitextfeld zu schreiben.
Auf Rezensionen antworten
Zahnärztinnen, Zahnärzte und ihr Praxisteam unterliegen der Schweigepflicht. Eine öffentliche Antwort darf daher nicht bestätigen, dass die bewertende Person in Behandlung war.
Der Satz „Wir bedauern, dass Sie mit Ihrer Behandlung im Juni unzufrieden waren“ verrät bereits einen Behandlungskontakt. Antworten Sie allgemein und bieten Sie ein direktes Gespräch an. Die Berufsordnungen der Landeszahnärztekammern enthalten ebenfalls Vorgaben zur Verschwiegenheit; maßgeblich ist die für Ihre Praxis geltende Berufsordnung.
Bei beleidigenden, ehrverletzenden oder nachweislich unwahren Bewertungen kommen Lösch- und Unterlassungsansprüche in Betracht. Auch Verstöße gegen die Richtlinien des Portals können einen Löschantrag begründen.
Legen Sie fest, wer Bewertungen beantwortet, und verwenden Sie eine Vorlage ohne Behandlungsbezug. Weitere Alltagssituationen finden Sie unter Patientendaten in der Zahnarztpraxis und Datenschutz in der Zahnarztpraxis.
Ratgeber für Zahnarztpraxen
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Im Check prüfen wir, welche Dienste Ihre Website lädt und welche Daten bei der Terminbuchung weitergegeben werden.
In 45 Minuten sprechen wir über die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis: Anmeldung, Dokumentation, Kommunikation, Software und Abrechnung. Anschließend erhalten Sie unsere Einschätzung schriftlich.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, welche Punkte Sie selbst erledigen können und wobei Unterstützung sinnvoll wäre.
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