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Was wir für Zahnarztpraxen tun
Vom einzelnen Projekt bis zur laufenden Betreuung: Hier sehen Sie, wobei wir Ihre Praxis unterstützen können.
Sie können uns dauerhaft als externen Datenschutzbeauftragten beauftragen, einzelne Themen mit uns aufarbeiten oder Ihr Team schulen lassen. Im Erstgespräch klären wir, welche Form zu Ihrer Praxis passt.
Welche Pflichten unabhängig von einem Auftrag gelten, zeigt unser Überblick zum Datenschutz in der Zahnarztpraxis.
Laufende Betreuung als externer Datenschutzbeauftragter
Die laufende Betreuung ist für Praxen gedacht, die einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen oder sich dauerhaft Unterstützung wünschen.
Ob die Benennung Pflicht ist, hängt nicht nur von der Teamgröße ab. Das Bundesdatenschutzgesetz nennt 20 Personen, die in der Regel ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Daneben kann eine Pflicht nach der Datenschutz-Grundverordnung bestehen, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien liegt. Wie die Aufsichtsbehörden diese Regel auf Zahnarztpraxen anwenden, erklären wir auf der Seite zum externen Datenschutzbeauftragten für die Zahnarztpraxis.
Wenn wir die Aufgabe übernehmen, melden wir unsere Kontaktdaten bei Ihrer Aufsichtsbehörde. Sie erhalten den Nachweis für Ihre Unterlagen und haben einen festen Ansprechpartner.
Zu Beginn nehmen wir Ihre Abläufe und vorhandenen Dokumente auf. Danach halten wir die Unterlagen aktuell, prüfen neue Verträge und begleiten Änderungen wie neue Software oder einen neuen Dienstleister. Einmal im Jahr auditieren wir die Praxis.
Einmalige Unterstützung, wenn keine Benennungspflicht besteht
Auch ohne Datenschutzbeauftragten muss Ihre Praxis die übrigen Datenschutzpflichten erfüllen. Wir helfen Ihnen, die fehlenden Unterlagen und Abläufe einmalig aufzubauen.
Dazu gehören das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie passende technische und organisatorische Maßnahmen. Die Erleichterung für Betriebe unter 250 Beschäftigten greift bei besonderen Datenkategorien in der Regel nicht. Die Maßnahmen müssen zum Risiko passen und regelmäßig auf ihre Wirksamkeit geprüft werden. Für Gesundheitsdaten nennt das Bundesdatenschutzgesetz zusätzliche Schutzmaßnahmen, etwa Zugangs-, Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Trennungskontrollen sowie die Sensibilisierung der Beschäftigten.
Auch die Aufbewahrungsfristen müssen getrennt abgebildet werden. Patientenakten sind grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Für Röntgenaufzeichnungen gelten je nach Anlass 30 Jahre, zehn Jahre oder bei Minderjährigen eine Frist bis zum vollendeten 28. Lebensjahr. Steuerliche Unterlagen haben eigene Fristen. Wir bauen das Löschkonzept anhand Ihrer tatsächlichen Ordner und Systeme auf.
Nach der Bestandsaufnahme legen wir gemeinsam fest, was wir übernehmen und was Ihr Team selbst erledigt. Bei einem einmaligen Auftrag gibt es anschließend keine laufende Betreuung. Wenn später eine Frage oder eine Anfrage der Aufsichtsbehörde kommt, können Sie uns erneut beauftragen.
Unsere Erfahrung in Zahlen
Unternehmenszahlen von Eduodo; Bewertung bei Google. Stand: 11.09.2026.
Schulung für das Praxisteam
Wir schulen Ihr Team online, vor Ort in der Praxis oder mit einem E-Learning-Modul. Alle Teilnehmenden erhalten eine Bescheinigung.
Für Praxen, die an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnehmen, ist die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung verbindlich. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden gehören zu ihren Anforderungen. Inhalte, Dauer und Wiederholung finden Sie bei der Datenschutzschulung für das Praxisteam.
Was in jedem Fall dazugehört
Welche Unterlagen wir erstellen oder prüfen, hängt vom Auftrag ab. Die wichtigsten Bausteine sind:
- 01Das Verarbeitungsverzeichnis
- Es beschreibt die Verarbeitungen Ihrer Praxis mit den vorgeschriebenen Mindestangaben, von der Terminvergabe bis zur Abrechnung. Auf Anfrage müssen Sie es der Aufsichtsbehörde vorlegen können.
- 02Die technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Dazu gehören zum Beispiel Berechtigungen in der Praxissoftware, Datensicherung, Verschlüsselung und Bildschirmsperren am Empfang. Die DSGVO verlangt unter anderem Maßnahmen für Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie eine regelmäßige Prüfung ihrer Wirksamkeit.
- 03Die Verträge mit Ihren Dienstleistern
- Wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Das betrifft zum Beispiel Praxissoftware, Fernwartung, externe Archivierung oder Aktenvernichtung. Der Vertrag muss unter anderem Zweck und Dauer der Verarbeitung, Datenarten, Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Unterauftragnehmer und den Umgang mit Daten am Vertragsende regeln. Bei mitwirkenden Personen ist außerdem die Verpflichtung zur Geheimhaltung zu beachten. Wir prüfen Ihre bestehenden Verträge auf beide Punkte.
- 04Die Einwilligungen
- Sie werden benötigt, wenn die Nutzung der Daten über die Behandlung hinausgeht. Ein typisches Beispiel ist die Einladung zur Kontrolle oder Prophylaxe per E-Mail oder Messenger. Elektronische Werbung setzt grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus. Ob eine Nachricht noch Terminerinnerung oder bereits Werbung ist, muss im Einzelfall eingeordnet werden.
- 05Der Ablauf bei einer Datenpanne
- Wenn ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen nicht unwahrscheinlich ist, muss die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Eine verspätete Meldung ist zu begründen. Jede Verletzung muss intern dokumentiert werden. Bei einem hohen Risiko müssen zusätzlich die betroffenen Personen benachrichtigt werden.
Diese 72 Stunden laufen auch am Freitagabend. Deshalb legen wir zuerst fest, wer einen Vorfall erkennt, wer entscheidet und wer meldet. Typische Fälle sind ein verschlüsseltes Praxisverwaltungssystem, ein Befund an den falschen Empfänger oder ein offener E-Mail-Verteiler. Auch der Ausfall eines Systems kann eine Datenschutzverletzung sein.
Was nicht dazugehört
Wir prüfen Datenschutzfragen und übertragen die rechtlichen Anforderungen auf Ihre Praxisabläufe. Anwaltliche Beratung, die Vertretung gegenüber Gerichten und die Bewertung strittiger Einzelfälle gehören nicht zu unserem Angebot.
Wir empfehlen außerdem keine bestimmte Praxissoftware und übernehmen keine Aufgaben Ihres IT-Dienstleisters. Bei Verträgen und technischen Maßnahmen sagen wir Ihnen, welche Anforderungen erfüllt sein müssen.
Das Ziel unserer Arbeit ist ein nachvollziehbarer Stand: Für jede Aufgabe gibt es die nötigen Unterlagen, eine zuständige Person und einen Termin zur nächsten Prüfung. Einen bestimmten Ausgang bei einer Aufsichtsbehörde können wir nicht garantieren.
Wovon der Preis abhängt und wie lange ein Vertrag läuft, steht unter Was es kostet.
Was nach Ihrer Anfrage passiert
Sie fragen an
Antwort innerhalb eines Werktags
Schreiben Sie uns über das Formular oder suchen Sie sich direkt einen Termin im Kalender aus.
Das Gespräch
45 Minuten
Wir sprechen über die Abläufe in Ihrer Praxis – von der Anmeldung über die Software bis zur Abrechnung. Sie müssen nichts vorbereiten.
Die schriftliche Einschätzung
Danach fassen wir zusammen, was bereits gut läuft und welche Punkte Sie angehen sollten. Falls Sie Unterstützung möchten, erhalten Sie auch ein aufgeschlüsseltes Angebot.
Ihre Entscheidung
Sie entscheiden in Ruhe, ob und wobei wir Sie unterstützen sollen. Das Gespräch verpflichtet Sie zu nichts.
Datenschutzthemen aus dem Praxisalltag
Verständliche Antworten auf die Datenschutzfragen, die uns in Zahnarztpraxen regelmäßig begegnen.
Datenschutz in der Zahnarztpraxis
Ein verständlicher Überblick über die Datenschutzthemen, die im Praxisalltag wirklich eine Rolle spielen.
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WeiterlesenWas im kostenlosen Check passiert
Im Erstgespräch klären wir, welche Unterstützung zu Ihrer Praxis passt.
In 45 Minuten sprechen wir über die wichtigsten Abläufe Ihrer Praxis: Anmeldung, Dokumentation, Kommunikation, Software und Abrechnung. Anschließend erhalten Sie unsere Einschätzung schriftlich.
Der Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach wissen Sie, welche Punkte Sie selbst erledigen können und wobei Unterstützung sinnvoll wäre.
- Keine Vorbereitung nötig
- Schriftliche Zusammenfassung
- Persönlicher Ansprechpartner